🚌 Die Bus-Regel: Was muss wirklich ins CRM?

„Was soll ich eigentlich alles ins CRM eintragen?“
Diese Frage begegnet uns oft – in Workshops, bei CRM-Einführungen oder im Vertriebsteam-Meeting. Die Antwort darauf liefert ein ungewöhnliches, aber einprägsames Prinzip: die Bus-Regel.

🚍 Was ist die Bus-Regel?

Bus Regel - PD-Experts

So makaber das Bild ist – es trifft den Kern. Denn in jedem Unternehmen kann es passieren, dass jemand kurzfristig ausfällt: Krankheit, Urlaub, Kündigung, Sabbatical oder eben… der Bus. Und dann?

Wer seine Informationen ins CRM schreibt, tut das in erster Linie für sich. NIEMAND kann sich alle Einzelheiten aus den letzten Gesprächen im Detail merken. Aber man tut das nicht nur für sich – sondern für das Team, für den Prozess und für die Kontinuität im Kundenkontakt.

💡 Was gehört ins CRM?

Hier ein paar praktische Leitfragen:

  • Was habe ich mit dem Kunden besprochen?
  • Was ist der nächste Schritt – und wann?
  • Was denkt der Kunde über unser Produkt?
  • Welche „Hidden Champions“ gibt es im Buying Center?
  • Welche Vereinbarungen, Deadlines oder Risiken wurden angesprochen?

Kurz gesagt: Alles, was Sie in einem Gespräch im Kopf behalten oder auf einem Notizzettel festhalten, gehört ins CRM – nicht nur in Ihr Gehirn oder Ihre Mitschrift.

👥 Warum sollte man Informationen teilen?

In vielen Firmen herrscht (oft unbewusst) ein Denken wie:

„Wenn ich mein Wissen teile, bin ich vielleicht ersetzbar.“

oder

„Das sind meine Kunden und was ich mit denen bespreche, geht niemanden etwas an.“

Das Gegenteil ist der Fall. Teamplayer werden geschätzt. Wer Informationen zugänglich macht, wird nicht überflüssig – sondern verlässlich, professionell und führungsfähig.

Ein geteiltes CRM sorgt dafür, dass:

  • Kunden durchgehend betreut werden (auch im Krankheitsfall oder im Urlaub)
  • Projekte nicht ins Stocken geraten
  • keine doppelten oder widersprüchlichen Aussagen gemacht werden

🔐 Und was ist mit dem Datenschutz?

Die Frage ist berechtigt:

„Darf ich überhaupt alles im CRM speichern?“

Die Antwort lautet: Ja, aber mit Maß und Ziel.

Gemäß DSGVO dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden, sofern sie für den Geschäftszweck notwendig sind. Es sollte also:

  • Zweckgebunden dokumentiert werden (z. B. für Angebotsvorbereitung, Vertragsverhandlungen etc.)

  • keine sensiblen, privaten Details (z. B. politische Ansichten, Gesundheitsdaten etc.) ohne Einwilligung gespeichert werden

  • und natürlich muss der Zugriff auf CRM-Daten geschützt sein (Rollen, Rechte, Passwörter)

Ein CRM-System mit sauberem Datenschutz stärkt nicht nur das Vertrauen der Kunden, sondern auch die Professionalität des Unternehmens.

Wenn Sie es ganz genau wissen wollen, schauen Sie sich dieses Interview mit dem Datenschutzexperten Hauke Gerdey an.

✅ Fazit: Die Bus-Regel hilft allen

Die Bus-Regel ist mehr als ein lustiger Spruch – sie ist ein Kriterium für gute CRM-Nutzung. Wer sich daran hält, sorgt dafür, dass:

  • Kundenbeziehungen nicht an einzelnen Personen hängen

  • Teams effizienter zusammenarbeiten

  • und Wissen langfristig im Unternehmen bleibt

Also: Machen Sie ihr CRM Bus-sicher. Tragen Sie alles wichtige ein – für sich, Ihr Team und Ihr Unternehmen.