Ansprechpartner im CRM richtig verwalten

Wie geht man damit um, wenn ein Ansprechpartner die Firma verlässt? Und wie, wenn er in zwei Firmen arbeitet (und dementsprechend über 2 Mailadressen verfügt)?

In der Kundenbetreuung gibt es zwei Situationen, die den Überblick im CRM schnell ins Wanken bringen können: wenn Ihr gewohnter Ansprechpartner plötzlich das Unternehmen verlässt – oder wenn er gleich in zwei Firmen tätig ist und über unterschiedliche E-Mail-Adressen kommuniziert.

Gerade in Pipedrive ist es entscheidend, den bisherigen Kommunikationsverlauf korrekt zu sichern und die Informationen sauber zu strukturieren. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Details verloren gehen und neue Ansprechpartner nahtlos an die bestehende Kundenbeziehung anknüpfen können. In diesem Beitrag erhalten Sie konkrete Best-Practice-Tipps, wie Sie diese Szenarien optimal abbilden und jederzeit den roten Faden in der Kundenkommunikation behalten.

Ansprechpartner

1. Ansprechpartner hat Firma verlassen

Wenn ein Ansprechpartner das Unternehmen verlässt, kann es leicht passieren, dass E-Mails ins Leere laufen oder wichtige Informationen im CRM untergehen. In Pipedrive lässt sich dieser Fall jedoch so abbilden, dass der gesamte Kommunikationsverlauf erhalten bleibt und gleichzeitig klar ist, dass die Person nicht mehr aktiv ist.

Best Practice

  1. Anrede ändern – z. B. von „Hallo Herr …“ zu „hat Firma verlassen“.

  2. Primäre E-Mail-Adresse wechseln – setzen Sie eine neutrale Adresse wie nichtmehranschreiben@gmail.com an erste Stelle, gefolgt von der bisherigen primären Adresse.

  3. Kontaktnamen anpassen – fügen Sie vor dem Namen den Zusatz [alt] ein, z. B. [alt] Max Mustermann.

Automatisierungstipp in Pipedrive:

  • Trigger: Kontakt wird aktualisiert.

  • Bedingung: Anrede wurde geändert zu „hat Firma verlassen“

  • Aktionen:

    • Name ändern zu [alt] Vorheriger Name der Kontaktperson

    • E-Mail ändern zu nichtmehranschreiben@gmail.com + vorherige primäre E-Mail-Adresse (in dieser Reihenfolge

Wichtig:
Löschen Sie die alte E-Mail-Adresse nicht, sondern setzen Sie nur eine neue primäre. So bleibt die gesamte E-Mail-Historie auf der Kontaktseite sichtbar. Wenn der Kontakt in eine neue Firma gewechselt ist, die auch in Ihr CRM sein sollte, erstellen Sie einfach einen neuen Kontakt. Dafür können Sie auch ein benutzerdefiniertes Datenfeld erstellen mit dem Link zu dem alten Kontakt. Somit können Sie schnell hin und her wechseln.

Bei alten Organisationen können Sie genauso vorgehen.
Beispielsweise, wenn die alte Firma gelöscht und eine neue erstellt wird: Erstellen Sie die neue Firma samt neuer Kontakte und versehen Sie die alten mit dem Zusatz [alt].

Hat Firma Verlassen

2. Ansprechpartner ist für 2 Firmen tätig

Manchmal ist ein Ansprechpartner nicht nur in einer Firma aktiv – und deswegen kommuniziert er über mehrere E-Mail-Adressen. In Pipedrive lässt sich auch diese Situation klar und übersichtlich abbilden, ohne dass der Überblick verloren geht.

Best Practice

  • Wenn der Ansprechpartner tatsächlich in zwei Unternehmen tätig ist:

    • Legen Sie für jedes Unternehmen einen eigenen Kontakt mit der jeweiligen E-Mail-Adresse an.

    • Fügen Sie in beiden Kontakten ein benutzerdefiniertes Feld mit einem Hyperlink zum jeweils anderen Kontakt ein. So können Sie schnell zwischen den beiden Kontaktseiten wechseln.

  • Wenn der Ansprechpartner nur zu einer Firma gehört, aber auch als technischer Ansprechpartner für die zweite Firma tätig ist und mehrere E-Mail-Adressen nutzt (z. B. Eine für jede Firma):

    • Verwenden Sie denselben Kontakt und hinterlegen Sie beide E-Mail-Adressen.

    • Fügen Sie den Kontakt bei Bedarf als Teilnehmer in Deals hinzu, und verlinken Sie die entsprechende E-Mail Verläufe mit den richtigen Deals

Ansprechpartner im CRM richtig verwalten