Für diese Firmen ist Pipedrive speziell gebaut – und für diese nicht
Die Pipedrive-Spezialisten von PD Experts sind bei dieser Frage nicht ganz unvoreingenommen. Sie leben davon, dass Firmen Pipedrive einführen. Gerade deshalb lohnt sich (auch für uns) ein ehrlicher Blick darauf, für wen Pipedrive geeignet ist und für wen eben nicht. So ersparen wir Ihnen und uns Kopfschmerzen.
Eines vorweg: Ein CRM für alle gibt es nicht. Wer sich die Anbieterlandschaft ansieht, findet Hunderte Systeme: von SAP über Salesforce und HubSpot bis zu monday und Zendesk. Die meisten davon sind gute Software. Nur eben für unterschiedliche Anwendungsfälle.
Die entscheidende Frage lautet also nicht „Welches CRM ist das beste?“, sondern „Für welche Firma wurde dieses CRM gebaut – und ist meine Firma eine davon?“
Für wen ist Pipedrive geeignet? Die Kurzantwort
Pipedrive ist für kleine und mittlere Unternehmen gebaut, die einen eigenen Vertrieb haben und ihre Verkaufschancen strukturiert bis zum Abschluss führen wollen. Besonders gut passt es zu Firmen, deren Mitarbeiter die klassischen Vertriebler sind. Keine Lust auf Datenverwaltung, sondern lieber „raus zum Kunden“! Eine eigene IT-Abteilung ist nicht nötig – die Geschäftsführung oder die Vertriebsleitung kann und will das System vielleicht auch selbst einrichten und pflegen. Vielleicht auch mit unserer Unterstützung. Aber technisch einfach genug ist es, damit man das auch ohne hin bekommt.
Weniger geeignet ist Pipedrive für Konzerne mit komplexen Organisationsstrukturen und für Firmen, deren Kernprozess nicht der Verkauf ist, sondern etwa Marketing-Automatisierung, Kundenservice, Projektabwicklung oder Lagerhaltung.
Drei Weichen, die über das passende CRM entscheiden
Bevor es um Funktionen, Preise oder die Farbe der Benutzeroberfläche geht, sortieren die CRM-Berater von PD Experts die Auswahl mit drei einfachen Fragen.
1. Die Firmengröße
Konzern, Großunternehmen oder Mittelstand? Jede Größe hat ihre eigenen Anbieter – und kleine Firmen haben die kleinste Auswahl.
2. Der Kernprozess
Verkauf, Marketing, Service oder Projekte? Jedes Tool versteht nur den Bereich wirklich, für den es gebaut wurde.
3. Die Bedienbarkeit
Wer pflegt das System? Ohne IT-Abteilung muss die Vertriebsleitung es selbst können.
Erste Weiche: die Firmengröße
Der CRM-Markt sortiert sich zuerst nach Größe. SAP und Microsoft Dynamics sind für Konzerne gebaut – mit Tausenden Nutzern, mehreren Gesellschaften und einer eigenen IT, die das System betreut. Salesforce spielt seine Stärken vor allem in großen Unternehmen aus, in denen sich jemand hauptberuflich um die Konfiguration kümmert.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Auswahl an wirklich guten Systemen deutlich dünner. Der Grund ist schlicht wirtschaftlich: Mit KMU lässt sich nicht so leicht viel Geld verdienen. Ein Konzernprojekt bringt Lizenzen für Tausende Arbeitsplätze und monatelange Beratung. Eine Firma mit zwölf Verkäufern bringt zwölf Lizenzen. (Das ist kein Vorwurf an die großen Anbieter. Das ist Mathematik.)
Die Folgen sieht man in der Statistik. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2019 rund zwei Drittel der Unternehmen ab 250 Beschäftigten eine CRM-Software – aber nur etwa vier von zehn Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten. Gerade dort, wo der Chef oft noch selbst verkauft, liegen Kundendaten in Excel, Outlook und im Kopf.
Ein einfacher Prüfstein: Schauen Sie sich die Referenzen auf der Website eines Anbieters an. Stehen dort ausschließlich Weltmarken mit Zehntausenden Mitarbeitern, ist das beeindruckend. Es sagt aber wenig darüber, ob das System für ein Team mit 15 Leuten taugt. Finden Sie dort Firmen in Ihrer Größe und Branche, ist das das bessere Zeichen.
Zweite Weiche: der Kernprozess
Bei den wenigen CRMs, die wirklich für KMU gebaut sind, kommt die zweite und eigentlich wichtigere Frage: Was ist Ihr Kernprozess? Verkauf, Marketing, Kundenservice, Projektabwicklung oder Lagerhaltung?
Jede dieser Disziplinen hat ihre Spezialisten. Pipedrive ist ein Sales-CRM. Es wurde 2010 in Tallinn von Verkäufern gegründet, die mit den CRMs am Markt unzufrieden waren. HubSpot kommt aus dem Marketing – die Gründer haben den Begriff „Inbound-Marketing“ geprägt und ein ganzes Unternehmen darum gebaut. monday und Asana sind für Projektmanagement gemacht, Zendesk und Freshdesk für den Kundenservice, DATEV und Lexware Office für die Buchhaltung.
Natürlich überschneiden sich die Funktionen. Pipedrive bietet mit Campaigns ein Newsletter-Modul und mit Projects eine Projektverwaltung. HubSpot hat eine Verkaufspipeline, die auf den ersten Blick ganz ähnlich aussieht wie die von Pipedrive.
In der Praxis zeigt sich trotzdem: Ein Tool versteht nur den Bereich so richtig, für den es gebaut wurde. Der Rest ist Zubehör.
Fairerweise gehört dazu: HubSpot ist in seinem Kernbereich wirklich stark. Wer hauptsächlich über Inhalte, Landingpages und automatisierte Marketing-Strecken Interessenten gewinnt, ist dort gut aufgehoben. Wer dagegen Angebote nachfasst, Termine vereinbart und Deals über Wochen zum Abschluss bringt, arbeitet in Pipedrive näher an seinem Alltag.
Dritte Weiche: die Bedienbarkeit
Pipedrive beschreibt sich selbst als CRM von Verkäufern für Verkäufer. Das klingt nach Marketing, hat aber eine ganz praktische Konsequenz: Das System muss sich bedienen lassen, ohne Informatikstudium und ohne tagelange Schulungen.
Für die Firmen, für die Pipedrive in Frage kommt, ist das kein nettes Extra. Es ist die Voraussetzung. Eine eigene IT-Abteilung gibt es dort meistens gar nicht. Wenn ein neues Feld fehlt oder eine neue Kollegin im Vertrieb startet, muss die Geschäftsführung oder die Vertriebsleitung das selbst erledigen können – in ein paar Minuten, ohne Ticket und ohne externen Dienstleister.
Bei großen Systemen sieht das anders aus. Salesforce etwa ist enorm flexibel, braucht dafür aber in aller Regel jemanden, der sich dauerhaft um Konfiguration, Berechtigungen und Anpassungen kümmert. Für einen Konzern ist das selbstverständlich. Für einen Mittelständler mit acht Verkäufern ist es eine Stelle, die es nicht gibt.
Dazu kommt die Akzeptanz im Team. Laut CSO Insights erreichen weniger als 40 Prozent der Unternehmen, dass mehr als 90 Prozent ihrer Anwender das CRM tatsächlich nutzen. Die Ursache liegt selten in der Technik. Meist ist das System den Leuten schlicht zu umständlich – und Vertriebler, die lieber beim Kunden sind als am Schreibtisch, pflegen es dann eben nicht.
Genau hier liegt die Stärke von Pipedrive, gerade für Firmen, die bisher mit Excel, Outlook und Post-its gearbeitet haben. Die Pipeline sieht aus wie eine Pinnwand mit Spalten, Deals werden per Drag-and-drop von Phase zu Phase geschoben. Wer das einmal gesehen hat, versteht es.
Die Branche ist egal – der Vertrieb nicht
Auffällig ist, was bei diesen drei Weichen fehlt: die Branche. Das ist kein Versehen. Pipedrive ist für Firmen gebaut, die selbst verkaufen. Ob sie dabei Software, Maschinen, Versicherungen oder Solaranlagen anbieten, spielt kaum eine Rolle.
Das zeigt ein Blick auf die zahlenden Pipedrive-Accounts, die PD Experts als Partner betreut. Die größten Gruppen sind IT- und Softwarehäuser, Industrie und Maschinenbau, Beratungen, Finanz- und Versicherungsdienstleister sowie Agenturen. Keine davon kommt auch nur auf ein Fünftel. Dahinter folgen Handel, Immobilien, Energie und Haustechnik, Tourismus, Gesundheit, Bau und Bildung – vom Solarteur bis zur Weiterbildungsakademie.
Beim Lesen der Grafik lohnt sich ein zweiter Blick. Sie zeigt nicht, in welcher Branche Pipedrive besser funktioniert. Sie zeigt vor allem, wie viele Firmen es in einem Bereich gibt: Je mehr Softwarehäuser, Beratungen oder Agenturen es gibt, desto mehr davon tauchen auch in der Statistik auf. Eine Branche mit wenigen Firmen ist seltener vertreten – selbst wenn Pipedrive dort genauso gut passt. (Manchmal ist Statistik eben ganz banal.)
Was all diese Firmen verbindet, ist nicht ihr Produkt, sondern ihr Prozess: Es gibt Interessenten, Gespräche, Angebote und Abschlüsse. Und es gibt Menschen, deren Job es ist, diesen Weg zu gehen.
Auch bei der Teamgröße zeigt sich ein klares Bild. Der typische Account unter den Schützlingen von PD Experts hat rund sieben Nutzer. Der Durchschnitt liegt bei etwa 16 – nach oben gezogen von einigen größeren Vertriebsteams.
Eine ehrliche Einordnung dazu: Das sind die Zahlen eines Partners, nicht die von Pipedrive selbst. Zu PD Experts kommen tendenziell eher die größeren und anspruchsvolleren Firmen. Wer allein oder zu zweit startet, richtet Pipedrive oft ohne Partner ein. Über alle mehr als 100.000 Pipedrive-Unternehmen hinweg dürften die Teams im Schnitt also eher kleiner sein.
Für diese Firmen ist Pipedrive nicht gebaut
Ehrlichkeit ist den CRM-Beratern von PD Experts wichtig – also: Es gibt Firmen, denen sie von Pipedrive als zentralem System abraten. Typischerweise sind das diese:
- Konzerne mit vielen Gesellschaften, komplexen Rechtekonzepten und einer tiefen Verzahnung mit SAP. Hier sind SAP, Dynamics oder Salesforce meist die bessere Wahl.
- Marketing-getriebene Firmen, deren Wachstum fast vollständig über Inhalte, Landingpages und lange automatisierte Nurturing-Strecken läuft. Hier ist HubSpot in seinem Element.
- Kundenservice-Abteilungen, die Tickets, Reaktionszeiten und Wissensdatenbanken verwalten. Dafür gibt es Zendesk, Freshdesk und Co.
- Projektgetriebene Firmen, deren Hauptarbeit nach dem Verkauf beginnt. Für einfache Übergaben reicht Pipedrive Projects. Wer komplexe Projekte mit Ressourcenplanung steuert, ist mit monday oder Asana besser bedient.
- Onlineshops und reines B2C-Geschäft mit Tausenden anonymen Bestellungen. Ein Warenkorb ist kein Deal – hier gehören Shopify, Shopware oder WooCommerce ins Zentrum.
- Firmen, die Lager, Warenwirtschaft und Rechnungen in einem System brauchen. Das ist die Welt von ERP-Systemen und Branchenlösungen.
Das heißt nicht, dass Pipedrive in diesen Firmen keinen Platz hat. Oft läuft der Vertrieb sehr gut in Pipedrive, während Buchhaltung, Shop oder Service in ihren eigenen Systemen bleiben und über Schnittstellen verbunden sind. Nur das Herzstück sollte zum Kernprozess passen.
Worauf Sie sonst noch achten sollten
Wenn Größe und Kernprozess passen, entscheiden oft die Details. Diese Punkte gehen die CRM-Berater von PD Experts mit ihren Schützlingen meistens durch:
- Ihr IT-Universum: Arbeiten Sie mit Microsoft 365, Google Workspace oder gemischt? Pipedrive läuft im Browser und als App und bindet E-Mail und Kalender aus beiden Welten an.
- Schnittstellen: Wie offen ist das System? Ein großer Marketplace mit fertigen Integrationen spart Entwicklungskosten – und Nerven.
- Marktreife: Wie lange gibt es die Software, und wie viele Firmen nutzen sie? Pipedrive ist seit 2010 am Markt und wird nach eigenen Angaben von mehr als 100.000 Unternehmen in 179 Ländern eingesetzt.
- Datenschutz: Wo liegen Ihre Daten? Vertragspartner für EU-Firmen ist die europäische Pipedrive-Gesellschaft in Estland, die Daten liegen in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt.
- Erfahrungen anderer: Bewertungsportale wie Capterra, G2 oder OMR Reviews und Communities auf LinkedIn zeigen schnell, wo es im Alltag hakt.
- Support: Wie schnell bekommen Sie eine Antwort – und in welcher Sprache?
- Testphase: Testen Sie mit echten Deals statt mit Beispieldaten. Erst dann merken Sie, ob sich das System nach Ihrem Vertrieb anfühlt.
Häufige Fragen: Für wen ist Pipedrive geeignet?
Ist Pipedrive für Einzelunternehmer geeignet?
Ja, wenn das eigene Geschäft vom aktiven Verkaufen lebt. Auch allein hilft Pipedrive dabei, keine Anfrage und kein Angebot aus den Augen zu verlieren. Wer dagegen kaum Verkaufsgespräche führt und vor allem Rechnungen schreibt, ist mit einer einfachen Buchhaltungssoftware oft besser bedient.
Ist Pipedrive auch für Firmen ohne CRM-Erfahrung geeignet?
Gerade für diese. Wer bisher mit Excel, Outlook und Notizzetteln arbeitet, findet sich in der Pipeline-Ansicht schnell zurecht, weil sie dem Vertriebsalltag nachempfunden ist. Wichtiger als jede einzelne Funktion ist am Anfang, den eigenen Verkaufsprozess in wenige klare Phasen zu übersetzen.
Ab wie vielen Nutzern lohnt sich Pipedrive?
Eine feste Untergrenze gibt es nicht, lizenziert wird pro Nutzer. Seine Stärken spielt Pipedrive aber vor allem dort aus, wo mehrere Personen an denselben Kunden arbeiten und die Geschäftsführung jederzeit sehen will, wo jeder Deal steht. Der typische Account unter den Schützlingen von PD Experts hat rund sieben Nutzer – auch deutlich größere Vertriebsteams arbeiten damit.
Kann Pipedrive HubSpot ersetzen?
Im Vertrieb ja, im Marketing nur teilweise. Pipedrive bietet mit Campaigns ein E-Mail-Marketing-Modul und mit LeadBooster Webformulare und einen Chatbot. Wer aber Content-Marketing mit Landingpages und langen automatisierten Strecken betreibt, findet bei HubSpot den größeren Werkzeugkasten. Manche Firmen kombinieren deshalb beides: HubSpot fürs Marketing, Pipedrive für den Vertrieb.
Braucht man für die Einführung von Pipedrive einen Partner?
Nein. Pipedrive ist so gebaut, dass Geschäftsführung oder Vertriebsleitung es selbst einrichten können. Ein Partner lohnt sich vor allem, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden, wenn Pipedrive mit anderer Software wie Buchhaltung, Shop oder Telefonie verbunden werden soll oder wenn der Vertriebsprozess erst sauber aufgesetzt werden muss. Das sind auch die typischen Themen, mit denen Firmen zu PD Experts kommen.
Fazit
Pipedrive ist kein CRM für alle – und will es auch nicht sein. Es ist für kleine und mittlere Firmen gebaut, die einen eigenen Vertrieb haben, ohne IT-Abteilung auskommen wollen und ein System suchen, das ihr Team tatsächlich benutzt. Für genau diese Firmen ist es nach Einschätzung von PD Experts eines der stärksten Werkzeuge am Markt.
Wer dagegen ein Konzern ist oder dessen Herz im Marketing, im Service oder im Lager schlägt, sollte sich ehrlich fragen, ob ein anderes System besser passt. Auch das ist eine gute Entscheidung.
Unsicher, ob Pipedrive zu Ihrer Firma passt?
Fragen Sie gerne nach. Die Pipedrive-Spezialisten von PD Experts sagen Ihnen auch, wenn ein anderes System besser zu Ihnen passt – das gehört zu einer ehrlichen Beratung dazu.
