KI-Kompetenz-Schulung: Ihr Team nutzt KI längst. Nur mit welchen Regeln?
Ihre CRM-Berater von PD Experts sind bei diesem Thema nicht ganz unvoreingenommen. Wir haben den Prozess selbst durchlaufen und waren so begeistert vom Inhalt und der Einfachheit, sodass wir Empfehlungspartner von Regulint wurden und deren Online-Schulungen zur KI-Kompetenz weiterempfehlen. Wenn Sie lieber Videos schauen als lesen, klicken Sie gerne auf den Link. Gekauft wird jedenfalls über einen Partnerlink und so haben Sie nicht nur eine 20% Vergünstigung, sondern wir haben auch etwas davon. Aber genau deshalb steht in diesem Artikel auch, was die Schulung nicht kann.
Aber zuerst zur Lage im Alltag. Die KI-Funktion im CRM, die eine Follow-up-Mail vorformuliert. ChatGPT für das Angebot. Copilot für die Präsentation. In den meisten Teams ist KI längst angekommen, oft ohne dass jemand Regeln dafür aufgestellt hat.
Eine KI-Kompetenz-Schulung ändert das in rund 60 Minuten. Und sie beantwortet nebenbei eine Frage, die gerade viele Geschäftsführer umtreibt: Was verlangt die EU-KI-Verordnung eigentlich von uns?
Muss ich mein Team zur KI-Kompetenz schulen?
Kurz gesagt: Setzt Ihr Unternehmen KI ein, müssen Sie die KI-Kompetenz Ihres Teams fördern. Das verlangt Art. 4 der EU-KI-Verordnung seit dem 2. Februar 2025. Gemeint sind alle, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, also Mitarbeitende, Management und Dienstleister, die im Namen des Unternehmens agieren. Eine dokumentierte Schulung ist der einfachste Weg, das umzusetzen und zu belegen.
Wichtig dabei: Wer ChatGPT, Copilot oder KI-Funktionen in eingekaufter Software nutzt, gilt im Sinne der KI-Verordnung als Betreiber. Eine eigene Entwicklung braucht es dafür nicht. Und die Verantwortung lässt sich nicht beim Tool-Anbieter abgeben.
Vielleicht haben Sie gelesen, die Schulungspflicht sei abgeschafft. Ist sie nicht. Seit dem KI-Omnibus (VO (EU) 2026/1744) heißt es im Gesetz „fördern“ statt „sicherstellen“. Die Aufgabe bleibt.
Und noch eine ehrliche Klarstellung, weil im Netz gern mit großen Zahlen hantiert wird: Für Art. 4 allein sieht die KI-Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Teuer wird fehlende Schulung dann, wenn dadurch ein Schaden entsteht. Genau das lässt sich mit wenig Aufwand verhindern.
Schatten-KI: Verbote helfen selten
In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeitende KI mit privaten Accounts, weil niemand Regeln aufgestellt hat. Laut Bitkom (Oktober 2025) ist das in gut 4 von 10 Unternehmen der Fall, sicher oder vermutet. Regeln für die KI-Nutzung haben nur 23 % der Unternehmen.
Das Problem daran ist nicht die KI. Das Problem ist, dass niemand sieht, welche Kundendaten oder internen Unterlagen dabei in fremde Tools wandern. Und dass KI-Ergebnisse ungeprüft beim Empfänger landen.
Der Reflex lautet dann oft: verbieten. In der Praxis verschiebt ein Verbot die Nutzung nur aus dem Blickfeld. Wirksamer sind klare Regeln, die jeder kennt.
Wo es ohne Regeln teuer werden kann
Drei Stellen tauchen beim KI-Einsatz im Mittelstand immer wieder auf. Keine davon ist exotisch.
Datenschutz
Die nächste Datenpanne beginnt mit einem Prompt. Gelangen personenbezogene Daten unrechtmäßig in öffentliche KI-Tools, sind nach DSGVO Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes möglich, dazu Schadensersatzansprüche der Betroffenen.
Geschäftsgeheimnisse
Kalkulationen, Angebote, Strategiepapiere: Rechtlich geschützt sind sie nur, wenn es angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen gibt. Landen sie ohne Regeln in KI-Tools, kann dieser Schutz verloren gehen.
Geschäftsführung
KI ist Chefsache. Lässt die Geschäftsführung KI ohne Regeln und Schulung laufen, kann sie persönlich haften, wenn dem Unternehmen dadurch ein Schaden entsteht.
Der letzte Punkt verdient einen zweiten Blick. Geschäftsführer müssen ihr Unternehmen so organisieren, dass Rechtsverstöße möglichst verhindert werden. Kommt es zum Streit, müssen sie belegen, dass sie sorgfältig gehandelt haben.
Eine Schulung mit Zertifikat für jeden Teilnehmer und einem auditfähigen Sammelnachweis für das Unternehmen ist ein solcher Beleg. Kein Allheilmittel, aber ein sehr einfacher erster Schritt.
Die KI-Kompetenz-Schulung von Regulint im Überblick
Regulint bietet zwei Online-Schulungen an. Die Inhalte stammen von Aurea Kindshofer, ISO-27001- und ISO-42001-Auditorin und KI-Normungsexpertin im DIN e. V. Sie werden laufend an Rechtslage und Praxis angepasst, inklusive KI-Omnibus.
Die Mitarbeiterschulung KI-Kompetenz richtet sich an alle, die im Job KI-Tools nutzen. Die Managementschulung KI enthält alle Inhalte der Mitarbeiterschulung, zugeschnitten auf Führungskräfte, und vertieft KI-Compliance und Governance in einem eigenen Modul.
| Mitarbeiterschulung KI-Kompetenz | Managementschulung KI | |
|---|---|---|
| Für wen | Alle Mitarbeitenden, die KI nutzen oder nutzen sollen | Geschäftsführung, Führungskräfte, Teamleitungen, KI-Verantwortliche |
| Dauer | ca. 60 Minuten, 11 Module mit Wissenstests | ca. 90 Minuten |
| Schwerpunkt | Grundlagen der KI, Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, Urheberrecht, Kennzeichnungspflichten, Prompting-Guide | zusätzlich KI-Governance, Dokumentation, Haftung, Risikomanagement |
| Ergebnis | Zertifikat je Teilnehmer | Zertifikat und konkrete To-do-Liste für die Betreiberpflichten im eigenen Unternehmen |
Bewährt hat sich eine einfache Aufteilung: die Mitarbeiterschulung für alle, die KI nutzen, die Managementschulung für Geschäftsführung und Teamleitungen. Beide laufen online am PC oder Smartphone, auf Deutsch oder Englisch, und lassen sich jederzeit unterbrechen. Die Lizenz gilt 12 Monate, eine jährliche Auffrischung wird empfohlen.
Der Aufwand: eine Stunde, kein Termin
Keine Schulungstermine abstimmen, keine Räume buchen. Das Team wird per CSV-Import in wenigen Minuten angemeldet, auch Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail. Im Dashboard sehen Sie, wer fertig ist, und laden Zertifikate und den Sammelnachweis per Knopfdruck herunter. Gehostet wird ausschließlich in Deutschland und der EU.
Jörg Sander, Geschäftsführer von sander applied marketing, hat die Schulung selbst durchlaufen:
„Als Geschäftsführer fand ich besonders schön, dass ich die Schulung zwischendurch einfach pausieren konnte: ein Kapitel fertig machen, dann den Test.“
Und weil eine Schulung ohne Abfrage wenig belegt:
„Gut fand ich auch, dass es für die Mitarbeitenden nicht zu einfach war und wirklich etwas abgefragt wurde. So hat man einen echten Nachweis.“
Die aktuellen Preise stehen unter regulint.com/preise.
Was die Schulung nicht kann
Ehrlichkeit ist den CRM-Beratern von PD Experts wichtig. Also ein paar Grenzen, die man kennen sollte.
Die Schulung deckt nicht den ganzen AI Act ab. Sie deckt die Kompetenzanforderung nach Art. 4 ab und gibt Führungskräften mit einer To-do-Liste einen Fahrplan. Pflichten wie Dokumentation oder Risikobewertung bleiben eigene Aufgaben.
Sie macht Ihr Unternehmen auch nicht mit einem Klick „AI-Act-konform“. Was sie leistet: Sie setzen damit die Anforderung aus Art. 4 um und können es dokumentiert belegen.
Und ein Wort zu Zertifikaten. Jeder Teilnehmer erhält ein Zertifikat über die KI-Kompetenzschulung nach Art. 4 KI-VO, das Unternehmen einen auditfähigen Sammelnachweis. Eine unabhängige Prüfstelle für Art. 4 gibt es nicht. Wer Ihnen „zertifizierte KI-Kompetenz“ verspricht, verspricht also mehr, als es gibt.
Intern schulen geht natürlich auch. Die ehrliche Gegenfrage lautet nur: Wer erstellt die Inhalte, hält sie nach jeder Gesetzesänderung aktuell und dokumentiert die Teilnahme? Und wer bereits ein eigenes Lernsystem nutzt, kann die Schulung per SCORM oder LTI dort einbinden.
Fazit
Die KI-Verordnung ist der Anlass. Der eigentliche Gewinn ist ein Team, das weiß, was es darf, und KI deshalb besser nutzt. Rund 60 Minuten online, mit Zertifikat für jeden Teilnehmer und auditfähigem Nachweis für das Unternehmen.
Wer erst hineinschauen möchte, bekommt einen kostenlosen Demo-Zugang, 30 Tage gültig. Und falls Fragen offen sind: Die Spezialisten von PD Experts helfen gerne weiter.
Schnittstelle FastBill Pipedrive
