Kontakte in Pipedrive mit Google oder Outlook synchen

Kontakte in Pipedrive synchronisieren – aber warum??

Alle Pipedrive-Kontakte mit Ihrem Handy synchronisieren und immer von überall zugreifen! Super, oder? Genau dafür wurde ein CRM erfunden. Emails und Kalendereinträge von anderen Orten wie einem Mailprogramm und einem Kalender im CRM sind auch super. Aber macht es tatsächlich Sinn, permanent seine Kontakte zu synchronisieren? Vielleicht, uns ist aber noch kein guter Grund eingefallen. Für fachdienliche Hinweise gibt ist eine Belohnung ausgeschrieben.

Aber warum eigentlich nicht?

Gegenfrage: Warum schon? Sinn des CRMs ist ja, dass Sie ihre beruflichen Kontakte mit dem ganzen Unternehmen teilen. Also tragen Sie sie in Outlook oder Google Contacts oder wo auch immer ein und schon sind Sie im CRM. Von iClouds rede ich an der Stelle gar nicht, weil die Sync wie so oft bei Apple nur one way funktioniert und damit ist es sowieso unlustig.

Aber warum sollten Sie sie woanders eintragen als dort, wo Sie sie eigentlich brauchen? Nämlich im CRM? Nur dort können Sie sie nahtlos weiter bearbeiten und Deals oder Aktivitäten dazu erstellen.

Aber jetzt kommt der Hauptgrund: Haben Sie zufällig so wie die meisten ihr Handy mit den Kontakten auch synchronisiert? Wenn ja, haben Sie die ganzen Kontakte auch am Handy. Ja, eh super, aber wenn Sie 20.000 Kontakte im CRM haben und alle im Telefonspeicher auch abgelegt sind, wird die Suche nach einzelnen Personen ein langwieriges Unterfangen. Die Telefone sind nicht dafür ausgerichtet, solche Datenmengen zu bearbeiten. Und so würde jeder Anruf eine längere Wartezeit erfordern.

programmiertes Datenchaos

Und noch ein zusätzlicher wichtiger Grund: Pipedrive synchronisiert den Kontakt immer nur in die Datenbank des Eigentümers des Kontakts. Und hier ist es wie beim Highlander: Es kann nur einen geben! Wenn also die Kollegen die gleichen Kontakte in ihrem Handy angelegt haben, haben Sie den Kontakt entweder doppelt im CRM (Änderungen werden also nur bei einem der Kontakte übernommen) oder der Dublettencheck von Pipedrive greift und entfernt einen Eigentümer. Dann hätten wieder Sie oder Ihr Kollege die Daten nicht am Handy.

Probieren? Abschalten kann man es immer noch…

Nein, tun Sie das nicht! Bei der Kontaktsynchronisierung werden einige Felder angelegt, die man nicht mehr löschen kann. Auch der Support bzw. die Techniker von Pipedrive nicht. Darunter zum Beispiel auch eine zusätzliche Adresse, die beim Kontakt gespeichert ist. Das sorgt regelmäßig für Verwirrung, weil die meisten Pipedrive-Kunden ja im B2B-Bereich arbeiten und man seine Kunden nicht zu Hause besucht, sondern im Büro. Unterfahrene Neulinge pflegen die Adresse also am falschen Ort. Es ist bereits als Feature Request hinterlegt, der wurde aber noch nicht umgesetzt. Wenn Sie diese unnötigen zusätzlichen Felder auch haben, können Sie hier ein Like hinterlassen, damit die Entwickler sehen, dass sie es ermöglichen, diese Felder auch wieder zu löschen. Es passiert schnell, dass irgendwer aus der Firma auf die Idee kommt, dass zu testen.

Aber ich möchte ja meine Kontakte auch unterwegs anrufen, ohne meinen Computer zu starten!

Na klar! Aber verwenden Sie doch dafür die App! Die ist super und genau dafür ausgerichtet. Probieren Sie es doch einmal aus, da gibt’s ein paar gute Zusatzfunktionen, die Ihr Handy nicht kann. Da gibt’s leichte unterschiede zwischen iOS und Android. Wenn es Sie genau interessiert, werfen Sie doch einen Blick in die Pipedrive Knowledge Base zu dem Thema.

Ich möchte aber auch wissen, wer mich anruft!

Auch kein Problem! Und das kann man sogar am IPhone und auf Android. Wie das funktioniert finden Sie hier. An dieser Stelle ein großer Dank an Alexander Wolf – er hat das während eines Meetings nebenbei recherchiert 🙂

Es gibt eine Ausnahme, wo es doch Sinn macht

Nämlich beim allerersten Import, wenn Sie noch nicht so geübt sind und die Daten lieber so als über einen Excel-Export und Import ins Pipedrive bekommen wollen. Aber auch dann haben Sie wie gesagt die unnötigen zusätzlichen Felder im Pipedrive, die Sie nicht mehr weg bekommen. Also: Importieren Sie die Daten lieber als Excel, gerne mit unserer Hilfe!