Warum ist E-Mail-Sichtbarkeit in Pipedrive so wichtig?

„Können meine Kollegen dann alle meine Mails sehen?“ ist eine der Fragen, die wir bei dem Thema am öftesten gestellt bekommen. Die schnelle Antwort darauf ist: „NEIN – niemand sieht Ihren Posteingang!“. Sobald das gesagt ist, können wir uns damit ein wenig differenzierter auseinander setzen.

Die Idee eines CRMs ist natürlich, dass man eine 360°-Sicht auf den Kunden hat. Und da ein großer Teil der Kommunikation heutzutage über Mail passiert, sollten alle Kollegen, die es etwas angeht, auch alle Mails an den Kunden sehen. Und da man sich nicht jedes einzelne Mail anklicken und „freischalten“ möchte, wählt man in den Jobs, die stark kundenorientiert sind, eher die „öffentliche“ Variante der Sichtbarkeit (siehe nächster Absatz). Wenn man jetzt aber einen sensiblen Job hat, wie zum Beispiel in der Geschäftsführung, die auch aus Datenschutzsicht kritische Mails bekommt, muss man sich überlegen, ob man nicht den beschwerlicheren, dafür aber sichereren Weg wählt.

In diesem Artikel ist uns wichtig, dass Sie alle Varianten kennen, sodass Sie den für Sie richtigen Weg finden:

Die zwei Arten der E-Mail-Sichtbarkeit in Pipedrive

1. Sichtbarkeit einzelner E-Mails (individuell pro Nachricht):

   Im Pipedrive-Posteingang können Sie jede E-Mail einzeln auf „öffentlich“ oder „privat“ setzen. Klicken Sie dafür einfach auf das kleine Schloss-Symbol neben der Nachricht.
   Wenn E-Mails auf „öffentlich“ gesetzt sind, können andere Pipedrive-Nutzer sie nur sehen, wenn sie Zugriff auf das verknüpfte Element haben (Kontakt, Deal, Organisation). Ihr Postfach bleibt dabei selbstverständlich privat!

   Praktisch: Sie können auch mehrere E-Mails gleichzeitig bearbeiten, um deren Sichtbarkeit in einem Schritt zu ändern.

   Allgemeine Einstellungen für neue E-Mails:

2. Möchten Sie, dass standardmäßig alle neu synchronisierten E-Mails geteilt werden? Dann aktivieren Sie dies in den allgemeinen E-Mail-Synchronisations-Einstellungen > Standardmäßige E-Mail-Sichtbarkeit. So sparen Sie sich manuelle Klicks und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder auf dem aktuellen Stand bleiben – vorausgesetzt, sie haben Zugriffsrechte auf den zugehörigen Deal, Kontakt oder die Organisation.

👉 Tipp: Setzen Sie standardmäßig alle E-Mails auf „geteilt“, es sei denn, Sie haben einen triftigen Grund, sie privat zu halten. Damit stärken Sie die Teamtransparenz, ohne Ihr gesamtes Postfach freizugeben.

Wie kann ich E-Mails automatisch mit Deals verknüpfen?

Ein häufiges Problem im Vertriebsalltag: Eine E-Mail wird zwar synchronisiert, aber sie taucht nicht im Deal auf. Stattdessen findet man sie nur auf der Kontaktperson. Wie kann man das vermeiden?

Pipedrive bietet dafür zwei Lösungen:

• Automatische Deal-Zuordnung:
  In den Einstellungen können Sie aktivieren, dass neue E-Mail-Nachrichten automatisch einem Deal zugeordnet werden – aber nur, wenn es genau einen offenen Deal zum Kontakt gibt. Gibt es mehrere offene Deals, müssen Sie die E-Mail manuell verknüpfen, zumindest die erste Nachricht des E-Mail-Verlaufs.

• Nachrichten aus dem Deal heraus versenden:
  Der effizienteste Weg ist, E-Mails direkt aus dem Deal heraus zu schreiben. So wird die Verknüpfung automatisch korrekt hergestellt. Gleiches gilt auch für Antworten im Pipedrive-Postfach – solange Sie darauf achten, dass der Deal im Fokus steht.

👉 Best Practice: Starten Sie die Kommunikation am besten immer aus dem Deal heraus. So vermeiden Sie Nacharbeit und erhöhen die Übersichtlichkeit.

Sollte ich meine E-Mails an Kunden nur noch aus Pipedrive schreiben?

Unsere klare Empfehlung: Ja!

Natürlich können Sie E-Mails auch weiterhin aus Ihrem Gmail-, Outlook- oder Apple-Mail-Postfach schreiben – und über die BCC-Adresse manuell mit Deals verknüpfen. Aber: Das ist auf Dauer unpraktisch und fehleranfällig.

Vorteile des Pipedrive-Postfachs:

• Automatische Verknüpfung mit Deals und Kontakten

• Einfaches Setzen der Sichtbarkeit

• Ein zentraler Ort für alle vertriebsrelevanten E-Mails

• Schnellere Reaktionszeiten im Team

• E-Mail Vorlagen mit automatisch ausgefüllten Platzhaltern bzw. Datenfeldern (Anrede automatisch ausgefüllt!)

• E-mail Tracking: Öffnen und Links

👉 Erfahrungs-Tipp: Nutzen Sie Ihr externes Postfach nur noch für interne Themen oder Nachrichten, die gar nichts mit Pipedrive zu tun haben. Alles, was Kund:innen betrifft, sollte über das Pipedrive-Postfach laufen.