Kontakte in Pipedrive richtig anlegen

Wie man Organisationen richtig anlegt, finden Sie hier.

Aus vielen Gründen ist es wichtig auf die richtige Benennung der Kontakte und der Organisationen zu achten:

schnelle Auffindbarkeit bei der Suche
Vermeidung von Dubletten
Verwendbarkeit bei Massenmailings

Pipedrive hat im Standard nur ein paar Felder bei den Kontakten, die Sie speziell im Deutschen noch ergänzen sollten. Vorhanden sind:

Name
Telefon
Email

Zusätzlich empfehlen wir

Anrede (Einfach-Option Hallo Herr/ Hallo Frau) – auch bei Bedarf mit akademischen Titel (Hallo Frau Dr.) in allen Varianten – siehe unten.
Position (Textfeld – hier steht, was auf der Visitenkarte oder in der Signatur als Berufsbezeichnung steht)
LinkedIn und/oder XING (Textfeld – hier kopiert man den Link zum Profil)

Dann schiebt man noch die Felder an die richtige Stelle. Ein fertig gepflegter Kontakt könnte so aussehen:

Pipedrive Kontakt schön angelegt

Die Anrede

Bei der Anrede verwendet man nicht nur das „Frau“ oder „Herr“, sondern übernimmt auch gleich das „Hallo“ oder „Sehr geehrte“. Und auch gleich den akademischen Titel. Warum? Weil wir das Anredefeld für Email-Vorlagen auch gleich verwenden. Hier ist eine Liste mit den verschiedenen Optionen. Normaler Weise gilt natürlich immer „Ladies First“. Aber wir wollen die Scrollwege so gering wie möglich halten. Weil bei den meisten unserer Kunden die Ansprechpartner mehrheitlich männlich sind, steht „Herr“ zuerst. Sorry, ist aber leider so.

Freundlich, aber nicht zu formell:

Hallo Herr
Hallo Frau
Hallo Herr Dr.
Hallo Frau Dr.
Hallo Herr DDr.
Hallo Frau DDr.
Hallo Herr Prof.
Hallo Frau Prof.
Hallo Herr Prof. Dr.
Hallo Frau Prof. Dr.

Falls Sie lieber sehr förmlich sind:

Sehr geehrter Herr
Sehr geehrte Frau
Sehr geehrter Herr Dr.
Sehr geehrte Frau Dr.
Sehr geehrter Herr DDr.
Sehr geehrte Frau DDr.
Sehr geehrter Herr Prof.
Sehr geehrte Frau Prof.
Sehr geehrter Herr Prof. Dr.
Sehr geehrte Frau Prof. Dr.

Und für die Österreicher:

Hallo Herr Mag.
Hallo Frau Mag.
Hallo Herr Dipl.-Ing.
Hallo Frau Dipl.-Ing.

oder

Sehr geehrter Herr Mag.
Sehr geehrte Frau Mag.
Sehr geehrter Herr Dipl.-Ing.
Sehr geehrte Frau Dipl.-Ing.

Spezialfälle:

🐶 Keine echte Person
👑 Dear (Englisch)
🚶 hat Firma verlassen
☠️ nicht anschreiben

Keine echte Person: Um Mails zu synchronisieren, braucht man IMMER einen Kontakt. Und manchmal möchte man auch eine support@, info@ oder auch eine rechnung@ vom Kunden im CRM haben.
Dear (englisch): Um Leute kennzuzeichnen, die nicht deutsch sprechen, legen wir kein eigenes Feld an, sondern verwenden auch die Anrede. Dieses Feld wird zum Beispiel im Englisch im Gegensatz zum Deutschen aber NICHT in Vorlagen verwendet. Deswegen reicht uns die Info, dass jemand Englisch spricht.
hat Firma verlassen: Wenn jemand den Arbeitgeber verlässt, löschen wir den Kontakt nicht. Und wenn jemand wechselt, wechseln wir nicht einfach die Firma. Die dem Kontakt zugeordneten Infos bleiben nämlich beim Kontakt und NICHT bei der Firma.

So kann sowas übrigens in Österreich aussehen:

Position vs „Bereich“

Manchmal will man z.B. bei Marketingkampagnen NUR die Geschäftsführung oder den Vertrieb oder den Einkauf anschreiben. Speziell auf LinkedIn ist es aber gerade in Mode, dass man das nicht seine Jobbezeichnung schreibt, sondern ein „ich helfe Menschen bei der Erfüllung ihrer Träume…“-Blabla. Und damit ist das schon wieder für einen Filter unbrauchbar. Wie behilft man sich in so einem Fall? Ganz einfach: 2 Felder:

Position (Freitextfeld):

Darin vermerkt man, was in der Signatur oder auf der Visitenkarte steht. Notfalls auch das „Wichtiges Zitat | ex BekannteFirma | 🚀⭐-AufbauendesEmotii“ von LinkedIn, wenn man nichts besseres hat.

Bereich (Mehrfachoptionsfeld):

Das sind die für SIE wichtigen Bereiche, nach denen Sie vielleicht einmal filtern oder als Übersicht verwenden wollen.

Und hier für Copy&Paste (falls das für Ihren Anwendungsfall schon passt):

Geschäftsführung
Verkauf
Marketing
Technik
Produktion
Einkauf
Finanzen/Buchhaltung
Personalwesen (Human Resources / HR)
IT
Kundenservice
Logistik, Lager & Materialwirtschaft
Recht, Compliance & Qualitätsmanagement
sonstiges

Nicht vergessen: Mehrfachoptionsfeld! In kleinen Firmen ist der Geschäftsführer gleichzeitig auch Verkauf, Marketing, Technik uswusw. Was glauben Sie, wer diesen Absatz gerade schreibt? 🙂

Rollen im Verkaufsprozess

Wer welche Rolle im Verkaufsprozess annimmt, ist natürlich auch ein Kontaktfeld. Das Thema ist so wichtig, dass wir einen eigenen Artikel darüber geschrieben haben.

Der richtige Umgang mit Vor- und Nachnamen

Pipedrive erkennt Vor- und Nachnamen. Deswegen können sie in Email-Templates auch die Felder „Nachnamen“ auswählen. Und deswegen ist es auch so wichtig, dass die Namen richtig gepflegt sind. Deswegen kann ich nur den Tipp geben, eine unternehmensweite Richtlinie herauszugeben, die sich daran orientiert:

Zuerst der Vorname, dann der Nachname
Kein: Huber Peter oder Huber, Peter
Keine durchgehende Großschreibung (auch wenn es verlockend ist):
Kein: Hans PETER (auch wenn Peter der Nachname ist. Wenn man vorstehende Regel befolgt, ist das klar)
Titel ins eigene Feld
Kein: Dr. Peter Huber
Keine Firmenname oder die Position ins Namenfeld
Kein: Peter Huber, GF oder Peter Huber (SuperGmbH)
Keine Umlaute, wenn sie nicht stimmen auch wenn sie in der Mailadresse stehen. Lieber einmal schnell googlen oder in die Signatur schauen:
Kein: Peter Mueller
Keine Abkürzungen (auch wie im Mail)
Kein: P. Huber
Der zweite Vorname steht immer in der Mitte
So: Peter Dirk Huber
Doppelnamen immer mit Bindestrich ohne Leerzeichen:
So: Peter Huber-Müller oder Hans-Peter Müller

Firmen mit den Kontakten richtig verknüpfen

Sie wissen, wenn sie im Kontakt unter das Detailfeld scrollen, können Sie dort eine Firma verknüpfen. Beim Anlegen von Organisationen gibt es eine sehr einfache Regel: IMMER, IMMER und wirklich IMMER den Firmennamen nehmen, der im Impressum steht. Angenehmer Weise gibt es ja eine Pflicht dazu. Einen ganzen Artikel dazu finden sie hier.

saubere Daten ohne zu Tippen

Als Amazing Tools haben wir natürlich auch ein Tool, das ihnen bei der richtigen Pflege ihrer wertvollen Daten hilft. Damit müssen sie auch nichts mehr eintippen, die Daten sind vollständig und richtig gepflegt und sie sind viel schneller. Nämlich: snapADDY. Ein Datensatz sieht damit zum Beispiel so aus, bevor Sie ihn in Pipedrive exportieren:

Sie sehen: Mit dabei ist auch eine richtige Mailadresse, ebenso die UID-Nummer und Dubletten werden auch gecheckt. Wie das geht? Fragen Sie uns! info@pd-experts.com