Wie man einen Kontakt richtig anlegt, findet man hier. In diesem Artikel geht es aber darum, wie man Organisationen in Pipedrive von Anfang an richtig anlegt.

meistens benötigte Felder

Es gibt ein Feld, das man von Anfang an so gut wie immer braucht.

– Website

Textfeld
Wenn man eine URL hineinkopiert (also mit www. oder https://www.) kann man sie auch direkt anklicken.

Außerdem empfehlen wir auch die

– UID-Nummer

Textfeld
Bei der Datenrecherche stolpern die meisten über das Impressum. Dort steht zumindest in DE und AT meistens eine UID-Nummer. Die Buchhaltung wird es danken, wenn die gleich von Anfang an mitübernommen wird. snapADDY übernimmt sie auch (nicht, wenn Sie es testen, weil da erst ein Mapping gemacht werden muss. Das können wir für Sie aber machen.)

Manche mögen auch gerne

– Email Zentrale

Textfeld
Das sind die typischen info@-Adressen. support@ passt aber auch hinein.

– Telefon Zentrale

Telefonfeld
Die letzen beiden Daten bekommt man oft zB beim Adressenkauf mitgeliefert oder findet sie im Impressum. Die typische info@…com. Diese Daten werden NICHT zum Kontakt geschrieben. Ziel beim ersten Anruf ist es nämlich den richtigen Ansprechpartner mit den richtigen Kontaktdaten herauszufinden. Wenn diese Infos schon beim Kontakt stehen, wird gerne darauf vergessen, die richtigen Daten einzutragen.
Eine Kleinigkeit: Ein

Kategorien

Darüber hinaus wollen so gut wie alle verschiedene Kategorisierungen, damit man nach dem schlummernden Potenzial im CRM suchen kann. Hier ein Überblick mit Empfehlungen, welche Kategorien gerne verwendet werden und wie man sie intelligent anlegt:

Mitarbeiteranzahl

Sie können natürlich ein Zahlenfeld machen. Das macht das Filtern aber schwieriger. Sie würden sich wohl auch nicht alle Firmen mit 532 Mitarbeitern anzeigen lassen wollen. Deswegen arbeiten die meisten mit einem Einzeloptionsfeld und von-bis-Werten. Und dabei empfiehlt es sich wieder, sich an die Vorgaben der XING bzw. LinkedIn-Einteilungen zu halten. Dann bekommen Sie diese Info nämlich recht einfach und wahrscheinlich richtig. Hier sind die Einteilungen ausgeschrieben, sodass Sie sie auch einfach mit Copy&Paste übernehmen können:

XING/LinkedIn

Selbständig/Freelancer
1-10
11-50
51-200
201-500
501-1.000
1.001-5.000
5.001-10.000
10.001 oder mehr

Umsatz:

Man glaubt es kaum, aber hier liefert die IHK etwas sinnvolles. Nämlich Umsatzgrößenklassen. Wir haben sie noch ein wenig granularer gemacht:

bis 50.000 Euro
50.000 – 250.000
250.000 – 500.000
500.000 – 1 Mio
1 Mio – 2,5 Mio
2,5 Mio – 5 Mio
5 Mio – 10 Mio
10 Mio – 25 Mio
25 Mio – 50 Mio
50 Mio – 100 Mio
100 Mio bis 250 Mio
mehr als 250 Mio

Branchen

auch hier gilt wieder: Bitte kein Textfeld verwenden. Sie können sich vorstellen, was passiert, wenn Sie die Kollegen die Branchen selbst benennen lassen. Trotzdem ist die Zuordnung nicht immer ganz einfach. Deswegen ist hier ein Mehrfachoptionen-Feld keine schlechte Idee. Aber: Vielleicht schaffen Sie es, auf den Wert „Sonstige“ zu verzichten. Ansonsten wird sofort alles dahin eingeordnet, weil man den richtigen Eintrag nicht sofort findet. Sagen Sie den Kollegen, dass Sie es ihnen sagen sollen, wenn eine Branche fehlt.

Die große Herausforderung ist nun: Welche Branchen soll ich nun wirklich anlegen? Es gibt leider keine immer passende Einteilung. Hier sind ein paar Vorschläge:

Nace

Wenn Sie es ganz streng machen wollen, verwenden Sie die „Abteilungen“ von NACE, der „Statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der Europäischen Gemeinschaft“. Siehe Wikipedia.

A Land- und Forstwirtschaft, Fischerei
B Bergbau und Gewinnung von Steinen und Erden
C Verarbeitendes Gewerbe/Herstellung von Waren
D Energieversorgung
E Wasserversorgung; Abwasser- und Abfallentsorgung und Beseitigung von Umweltverschmutzungen
F Baugewerbe/Bau
G Handel; Instandhaltung und Reparatur von Kraftfahrzeugen
H Verkehr und Lagerei
I Gastgewerbe/Beherbergung und Gastronomie
J Information und Kommunikation
K Erbringung von Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
L Grundstücks- und Wohnungswesen
M Erbringung von freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen
N Erbringung von sonstigen wirtschaftlichen Dienstleistungen
O Öffentliche Verwaltung, Verteidigung; Sozialversicherung (→ Öffentlicher Dienst)
P Erziehung und Unterricht
Q Gesundheits- und Sozialwesen
R Kunst, Unterhaltung und Erholung
S Erbringung von sonstigen Dienstleistungen
T Private Haushalte mit Hauspersonal; Herstellung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen durch private Haushalte für den Eigenbedarf ohne ausgeprägten Schwerpunkt
U Exterritoriale Organisationen und Körperschaften

Und wenn Sie es ganz genau nehmen, können Sie zusätzlich zu den Abteilungen (die Buchstaben) noch die Abschnitte nehmen. Dann hätten Sie es zum Beispiel so:

A01 Landwirtschaft, Jagd und damit verbundene Tätigkeiten
A02 Forstwirtschaft und Holzeinschlag
A03 Fischerei und Aquakultur

Aber übertreiben Sie es nicht. Stellen Sie sich die Frage: Brauche ich das wirklich? Wenn Ihre Kollegen es nicht pflegen, weil es zu mühsam ist, bringt Ihnen der schönste Plan nichts.

XING

XING arbeitet mit diesen Kategorien, die von Ihnen natürlich ergänzt oder auch zusammengefasst werden können. Diese Einteilung macht sicher nicht bei allen Sinn, kann aber eine erste Einteilung sein:

Automobile und Zweiräder
Baugewerbe
Beratung und Consulting
Design und Grafik
Einzelhandel
Elektrotechnik
Finanzdienstleistungen
Großhandel
Immobilien
Internet und Informationstechnologie
Internet und Onlinemedien
IT-Dienstleister
Marketing und Werbung
Maschinenbau und Betriebstechnik
Metallindustrie und -verarbeitung
Personaldienstleistungen und -beratung
Rechtsberatung
Software
Sonstige Branchen (würde ich wie oben erwähnt- nicht verwenden)
Sonstige Dienstleistungen (nicht verwenden)