Pipedrive Lizenzen einfach erklärt: Kündigung, Upgrade, Downgrade

Das Pipedrive Lizenzmodell verwirrt viele auf den ersten Blick. Keine Panik – wir erklären es einfach, damit Sie verstehen, wie Ihre Abrechnung funktioniert, wann eine Kündigung wirksam wird und wie Upgrades und Downgrades funktionieren.

Das Grundprinzip: Pro Nutzer, nicht pro Firma

Bei Pipedrive zahlen Sie nicht pro Unternehmen, sondern pro Nutzer. Das heißt: Jede Person, die im System arbeiten soll, benötigt eine eigene Lizenz.

Diese Lizenz können Sie entweder monatlich oder jährlich buchen. Und hier wird’s wichtig: Die Regeln für Kündigung, Downgrade und Upgrade richten sich immer nach Ihrem Abrechnungszeitraum (Subscription Term).

Der Abrechnungszeitraum: Das Fundament verstehen

Der Abrechnungszeitraum ist nicht willkürlich – er wird durch ein wichtiges Datum definiert: den Tag, an dem Ihre kostenpflichtige Nutzung beginnt.

Hier ist, wie es bei PD Experts läuft:

1. Sie starten eine kostenlose Testversion über pd-experts.com
2. Die ersten 30 Tage sind immer kostenlos – das ist garantiert
3. Falls die Implementierung noch nicht fertig ist, kann PD Experts den kostenlosen Testzeitraum verlängern. Fair: Sie zahlen nur, wenn es produktiv geht
4. Der erste kostenpflichtige Tag ist gleichzeitig Ihr Abrechnungszeitraum-Start und Ihr zukünftiges Renewal-Datum

Beispiel: Sie starten die kostenlose Trial am 1. Februar 2026 über PD Experts. Nach 30 Tagen – am 1. März 2026 – wird es kostenpflichtig (sofern die Implementierung fertig ist). Der 1. März ist dann Ihr Abrechnungszeitraum-Startdatum und gleichzeitig Ihr jährlicher Renewal-Stichtag für alle zukünftigen Abrechnungen.

Das bedeutet konkret:

• Wenn Sie eine Monatslizenz buchen: Sie zahlen monatlich am 1. März, 1. April, 1. Mai usw.
• Wenn Sie eine Jahreslizenz buchen: Sie zahlen jährlich am 1. März 2027, 1. März 2028 usw.

Das ist der kritische Punkt: Dieser Abrechnungsstichtag ist „in Stein gemeißelt“. Alle anderen Regeln (Kündigung, Downgrade, Upgrade) richten sich danach. Es gibt eine Ausnahme: Wenn Sie von Monatslizenz auf Jahreslizenz wechseln. Dann ist der Beginn des neuen Abrechnungszeitraumes der Tag des Wechsels.

Monatslizenz vs. Jahreslizenz: Der wichtigste Unterschied

Monatslizenz

• Abrechnungszeitraum: 1 Monat
• Auto-Renewal: Verlängert sich automatisch jeden Monat
• Kündigung: Jederzeit möglich, wirkt zum Ende des laufenden Monats

Jahreslizenz

• Abrechnungszeitraum: 1 Jahr
• Auto-Renewal: Verlängert sich automatisch nach 12 Monaten
• Kündigung: Jederzeit möglich, wirkt aber erst zum Ende des laufenden Jahres

Wichtig: Eine Jahreslizenz läuft immer bis zum Ende des Abrechnungszeitraums der ersten gebuchten Lizenz. Das ist der Tag, an dem Ihre kostenlose Trial endet und die erste Zahlung fällig wird. Beispiel: Ihre kostenlose Trial über PD Experts endet am 31. März 2026 – das ist Ihr Abrechnungsstichtag. Buchen Sie eine Jahreslizenz, wird Ihr Abrechnungszeitraum immer wieder im März enden, egal wann Sie später noch Nutzer hinzufügen.

Pipedrive Kündigung: Zeitpunkt und Wirkung

Sie können Ihre Pipedrive Kündigung jederzeit durchführen. Aber: Sie müssen bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums warten, bis die Kündigung wirksam wird.

Es gibt keine Vorlaufzeit wie „3 Monate vorher“. Die Regel ist einfach:

Kündigung wirkt zum Ende des aktuellen Subscription Term.

Beispiel: Sie haben eine Jahreslizenz, die im März 2026 begann und daher bis Ende März 2027 läuft. Kündigen Sie im Juni 2026, läuft Ihre Lizenz weiterhin bis Ende März 2027 – und Sie erhalten keine Rückerstattung.

Bereits gezahlte Gebühren werden nicht erstattet.

Upgrade: Sofort wirksam, Differenzbetrag zahlen

Ein Upgrade umfasst zwei Szenarien:

Tarif-Upgrade (z.B. von Growth zu Premium)

Das Upgrade ist sofort wirksam. Sie zahlen die Preisdifferenz für den Rest des aktuellen Abrechnungszeitraums.

Mehr Nutzer hinzufügen

Jede neue Lizenz kostet das volle Abrechnungsintervall bis zum nächsten Renewal Date – egal, ob der Nutzer nur 1 Tag oder den ganzen Zeitraum im System arbeitet.

Downgrade: Erst zum Renewal Date wirksam

Ein Downgrade unterscheidet sich grundlegend vom Upgrade:

Tarif-Downgrade (z.B. von Premium zu Growth)

Das Downgrade ist nicht sofort wirksam. Es greift erst zum nächsten Renewal Date (Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums). Bis dahin läuft der höhere Tarif weiter – und Sie erhalten keine Rückerstattung.

Nutzer reduzieren

Sie können Nutzer deaktivieren, damit sie keinen Zugriff haben. Die Lizenz bleibt aber bis zum Ende des Abrechnungszeitraums gebucht und wird weiterhin berechnet.

Der Trick: Die Lizenz ist nicht an eine Person gebunden. Wenn ein Team-Mitglied geht, können Sie die Lizenz einfach einer neuen Person zuweisen – ohne zusätzliche Kosten.

Von Monats- auf Jahreszahlung wechseln (und umgekehrt)

Der Schlüssel zum Verständnis: Pipedrive behandelt den Wechsel zwischen Monats- und Jahreslizenz wie ein Upgrade oder Downgrade – je nachdem, ob Pipedrive mehr oder weniger Geld erhält.

Von monatlich auf jährlich (Downgrade)

Ein Wechsel zur Jahreslizenz spart dem Kunden Geld (durch den Jahresrabatt) – das ist ein Downgrade aus Pipedrives Perspektive.

Folge: Der Wechsel ist nicht sofort wirksam, sondern erst zum nächsten Renewal Date. Bis dahin läuft die monatliche Abrechnung weiter. Es gibt keine Rückerstattung für die restliche Zeit des aktuellen Monats.

Von jährlich auf monatlich (Upgrade)

Ein Wechsel zur Monatslizenz bedeutet höhere monatliche Zahlungen – das ist ein Upgrade aus Pipedrives Perspektive.

Folge: Der Wechsel ist sofort wirksam. Pipedrive berechnet die Differenz zwischen dem restlichen Betrag der Jahreslizenz und den höheren monatlichen Raten. Sie zahlen diese Differenz sofort.

Wichtig: Klären Sie die genauen Zahlen mit uns oder direkt mit Pipedrive – besonders bei Wechseln mid-Term, damit keine Überraschungen entstehen.

Nutzer hinzufügen, deaktivieren und „reassign“

Pipedrive unterscheidet streng zwischen Lizenz (gebuchte Berechtigung) und Nutzer (Person, die diese Lizenz nutzt).

Nutzer hinzufügen

Jede neue Person braucht eine eigene Lizenz. Diese kostet den vollen Monat/das volle Jahr bis zum nächsten Abrechnungszeitraum-Ende.

Nutzer deaktivieren

Verlässt jemand Ihre Firma, deaktivieren Sie seinen Account – er hat keinen Zugriff mehr. Die Lizenz bleibt aber gebucht und wird weiterhin berechnet.

Nutzer neu zuordnen (der Trick)

Die Lizenz ist nicht an eine Person gebunden – sie ist an Ihr Konto gebunden. Wenn jemand geht und eine neue Person kommt: Sie geben der neuen Person einfach Zugriff auf die freigewordene Lizenz. Pipedrive interessiert nur, dass die Lizenz genutzt wird, nicht wer genau dahinter sitzt.

WICHTIG: ZUERST deaktivieren, dann Nutzer einladen. Wenn sie das nicht machen glaubt Pipedrive im ersten Schritt, sie wollen einen neuen Nutzer hinzufügen und der landet dann auch auf der Rechnung.

Das Wichtigste in einem Absatz

Der Abrechnungszeitraum: Startet mit dem ersten kostenpflichtigen Tag (z.B. 31. März bei kostenloser Trial ab 1. März) und wird gleichzeitig Ihr Renewal-Datum.
Monatslizenz: Monatlicher Abrechnungszeitraum, Kündigung und Downgrade wirken zum Monatsende, Upgrade sofort.
Jahreslizenz: Jährlicher Abrechnungszeitraum, Kündigung und Downgrade wirken zum Jahresende, Upgrade sofort.
Wechsel Monats ↔ Jahr: Monatlich→Jährlich ist ein Downgrade (wirkt erst zum Renewal Date, keine Rückerstattung). Jährlich→Monatlich ist ein Upgrade (sofort wirksam, Differenzbetrag wird berechnet).
Nutzer: Jede Person braucht eine Lizenz, diese kann aber frei weitergegeben werden, sobald die Person nicht mehr nutzt.

 

Weitere Informationen

Wenn Sie sich näher mit den Pipedrive-Preisen und den verschiedenen Lizenztypen auseinandersetzen möchten – oder wenn Sie Ihre Fragen in den FAQs beantwortet sehen wollen:

• Aktuelle Pipedrive-Preise und Lizenztypen – detaillierte Übersicht aller Funktionen und Kosten
• Häufig gestellte Fragen zu Pipedrive – praktische Antworten zu Lizenzen, Kosten, Implementierung und Funktionen

Unsicher? Fragen Sie uns

Wenn Sie den richtigen Lizenztyp auswählen möchten, einen Wechsel zwischen Monats- und Jahreszahlung planen oder Ihre Nutzer-Struktur optimieren wollen – dafür sind die Pipedrive-Spezialisten von PD Experts da.

Wir analysieren Ihre Situation und zeigen Ihnen, welche Variante für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist – und wie Sie dabei sparen können.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben. Gerne klären wir mit Ihnen und Pipedrive die Details für Ihren konkreten Fall.