CRM für kleine Teams

Wie findet man das richtige CRM für sein KMU? Und wie führt man es am Besten ein?

Vor diesen Themen stehen Unternehmen bei der Auswahl:

  • Welches CRM passt zu meinen Anforderungen?
  • Welches Budget brauche ich für die richtigen Lizenzen, aber auch die Einführung ohne versteckte Kosten?
  • Passt das CRM in meine restliche IT-Infrastruktur?
  • Wie bekomme ich meine Mitarbeiter dazu, es zu verwenden?

Wie liefern Ihnen die Antworten auf diese Fragen.

Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf einen Anruf unter
oder schreiben Sie uns an info@pd-experts.com

Sie wissen, dass es an der Zeit ist, sich von Outlook und Excel als Kundendatenbank zu verabschieden? Sie hätten gerne einen Überblick über Ihren Vertrieb? Ihr Sales soll sich auf seine Arbeit konzentrieren und nicht verwalten? Dann ist es Zeit für ein gutes CRM. Doch wie findet man aus dem riesigen Angebot das passende für seine Firma? Als großes Unternehmen fällt es einfach, da gibt es nicht viele Möglichkeiten. Aber gerade kleinen Unternehmen fällt die Auswahl schwer.

Jedes am Markt befindliche CRM hat seine Schwerpunkte. Wenn Sie uns erzählen, wie sie arbeiten und was Sie erreichen wollen, können wir Ihnen schon sehr genau sagen, welche Lösungen in Frage kommen.

Wir freuen uns auf das Gespräch!

Geschäftsführer Bernd Auer Amazing Tools GmbH

Herzlich Willkommen in der Welt der CRMs! 

Mein Name ist Bernd Auer. Ich bin Geschäftsführer der Amazing Tools GmbH. Wir haben es uns zur Aufgabe gesetzt, dass wir Unternehmen bei der Einführung und der Verwendung von guten Softwarelösungen helfen.

Nach meinem Studium habe ich im Vertrieb von verschiedenen Radio-Stationen gearbeitet. Zuletzt als Verkaufsleiter, der mit der Führung eines Teams betraut war. Dabei habe ich nicht nur das Verkaufshandwerk und die Vertriebssteuerung gelernt, sondern auch verschiedene Systeme zur Kundenbetreuung gesehen. Mein Einstieg in die IT und damit der professionelle Umstieg in die Welt der CRMs war der Job bei einem Add On-Hersteller für Microsoft Dynamics. Ein tolles Tool! Wenn man das nötige Kleingeld hat, um es richtig zu implementieren und zu verwenden. Es ist konzipiert für große Firmen. Da kann man sich schon einen Mitarbeiter leisten, der sich um nichts anderes kümmert als das CRM.

Keiner kümmert sich um die Kleinen…

Aber was verwendet man, wenn die Ressourcen begrenzt sind? So ein Tool habe ich bei meinem nächsten Job als Country Manager für das belgische Teamleader CRM kennen gelernt. Es war so konzipiert, dass der Geschäftsführer auch alleine neue Kollegen, benutzerdefinierte Felder oder Automatismen anlegen konnte und nicht jedes Mal die IT dafür anrufen musste. Dafür hat seine Firma nämlich keine Abteilung und ausgelagert an einen Dienstleister kosten solche Telefonate jedes Mal Geld. Also: Selbst machen!

Bei diesem Job habe ich gesehen, wie riesig der Bedarf nach Lösungen ist, die einfach genug sind, damit sie notfalls auch vom Verkaufsleiter oder dem Geschäftsführer selbst implementiert und gewartet werden können. Schwierig sind aber die ersten Meter. Welches Tool ist das richtige für mich? Und wenn ich es gefunden habe: Wie setze ich es richtig auf, sodass ich und meine Mitarbeiter auch dauerhaft richtig verwenden? Aus diesem Grund habe ich 2018 zusammen mit meinem Partner die Amazing Tools gegründet.

Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden

In der Zwischenzeit durften wir über 100 Firmen bei der Auswahl und der Implementierung von CRMs begleiten. Schulungen und Coachings stehen auf der Tagesordnung und für viele sind wir auch noch im laufenden Betrieb Ansprechpartner für alle Fragen rund ums CRM und mehr. Unsere Kunden kommen quer aus allen Branchen, weil der Bedarf nach guten Lösungen davon unabhängig ist. Eines eint aber alle unsere Schützlinge: Sie haben nicht die Zeit und die Lust, den kompletten Markt zu durchforsten. Deswegen erzählen sie uns im ersten Schritt, wie sie arbeiten und was sie erreichen wollen. Aufgrund der Marktkenntnisse können wir ihnen dann schon sehr genau sagen, welche Lösungen in Betracht gezogen werden sollten. Zwischendurch haben wir auch schon empfohlen, bei Outlook und Excel zu bleiben. Aber das ist ehrlich gesagt in einer modernen Arbeitswelt eher die Ausnahme.

Bei der Einführung selbst können wir ihnen natürlich nicht immer selbst helfen. Wir greifen zurück auf ein Netzwerk aus Partnern, die so gut wie alle CRMs implementieren können. Natürlich auch die großen wie MS Dynamics, SAP oder Salesforce, wenn Sie es brauchen. Wir selbst kümmern uns gerne um Pipedrive, aber auch beispielsweise für Hubspot kooperieren wir mit 2 Agenturen. Darüber hinaus arbeiten wir mit Programmierern, die Ihnen bei Bedarf auch Schnittstellen zu ihrer bestehenden IT-Landschaft bauen können. Last but not least empfehlen wir gerne die für Sie richtigen Sales Trainer oder Coaches , sodass nicht nur der technische Teil abgebildet ist, sondern auch der praktische.

Was kostet das?

Nur zum Spaß können wir das leider auch nicht machen. Aber: Ein erstes Gespräch ist auf jeden Fall drin! Dann schauen wir, was Sie brauchen und können natürlich auch Ihren Finanzhaushalt in die Überlegungen miteinbeziehen. Mit Stolz kann ich sagen: Wir haben bisher noch für jeden eine Lösung gefunden, sodass die Situation nach dem Gespräch besser war als davor… Also: Buchen Sie einen Termin!

Wir haben noch etwas für Sie!

Als kleines Dankeschön für Ihren Besuch haben wir noch etwas für Sie:

Es ist nicht einfach, den richtigen Ton zu treffen. Deswegen arbeiten die Verkaufsleiter und Geschäftsführer unserer Schützlinge gerne mit Email-Vorlagen, die sie in Pipedrive mit Ihren Teams teilen. Wir haben die wirkungsvollsten zusammengetragen und in einem kostenlosen eBook für Sie zusammen gefasst. Einfach Copy & Paste in Ihr Pipedrive und sie steigern die Antwortrate dank einheitlicher, guter Nachrichten im ganzen Team. Funktioniert aber auch bei Einzelkämpfern 😉 Bitteschön…

Wirkungsvolle Emailvorlagen für den Vertrieb

Übrigens: Wir gehen davon aus, dass Ihnen klar ist, dass Ihre Daten bei uns in Pipedrive gespeichert werden und dass das für Sie ok ist. Wenn nicht: Ein Wort genügt und wir löschen alles. Aber auch sonst keine Sorgen: Wir spammen nicht!

Und abgesehen davon: Die komplette Abwicklung von Webformular bis zu den automatisierten Mails sind reine Pipedrive-Funktionen. Cool, oder? Im YouTube-Channel sehen Sie, wie das geht.

Was ist das beste CRM

Womit beginne ich die Suche nach der richtigen Software?

Doch welche Software soll ich jetzt tatsächlich nehmen? Man überlegt, was das eigene Kerngeschäft ist und sucht sich ein dazu passendes „Leading System“ aus. Bei einem Web Shop wäre das zum Beispiel ein gutes Shopsystem. Produzierendes Gewerbe mit Lagerhaltung sucht sich ein ERP. Marketinglastige Firmen ein Marketingtool und wenn Vertrieb bei Ihnen der wichtigste Bereich ist, passt ein CRM. Alle modernen Tools haben eine API – kurz gesagt: die Möglichkeit, die Software mit anderen Lösungen zu verbinden. Und so haben Sie ihr Leading System und lassen es mit anderen Lösungen, die Sie für Ihre anderen Anforderungen brauchen, einfach miteinander sprechen. Viele solcher Schnittstellen bieten Pipedrive schon als fertige Lösung an. Am Pipedrive Marktplatz findet man sie und hier eine Auswahl von guten Lösungen speziell für den deutschsprachigen Markt. Die gebräuchlichsten Lösungen sind wahrscheinlich Slack (Kommunikation), Asana (Projektmanagement, Aufgabenverteilung), PandaDoc (automatische Dokumentenerstellung), CloudTalk oder snapADDY (Datenerfassung, Visitenkartenleser, Messebericht). Wenn es keine Standardschnittstelle gibt, können die Entwickler von Amazing Tools auch eine für Sie herstellen.

Und woher weiß ich, welches CRM für mich in Frage kommt?

Das wichtigste Kriterium:

  • Wie groß ist meine Firma?

oder anders gefragt: wie viele Menschen sollen damit arbeiten?

Warum ist das so wichtig: Ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern hat ganz andere Anforderungen an Sicherheit, Benutzbarkeit, Prozesssicherheit als ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Das große Unternehmen muss und kann es sich wahrscheinlich auch leisten, Spezialisten für die CRM-Einführung und die Pflege einzustellen. Ein kleines Unternehmen muss und soll rasch und flexibel reagieren können. Der Geschäftsführer soll bei Bedarf selbst benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder Lizenzen verteilen können. Oder wenn ein Mitarbeiter geht auch den Zugang sperren.

Weitere wichtige Kriterien:

  • Wie viele Unternehmen arbeiten mit dem Tool?

Wenn ein Tool sehr wenige Kunden hat, ist es entweder auf einen kleinen Bereich spezialisiert oder noch sehr neu am Markt. Dementsprechend ist es entweder recht teuer (die Entwicklungskosten werden logischer Weise auf die bestehenden Kunden aufgeteilt) oder noch nicht sehr ausgereift. Beides ist nicht optimal. Wenn Sie Standard-Anforderungen haben, greifen Sie auch zu einem Standard-Tool. Und wenn Ihre Anforderungen so anders sind, als die Standard-Tools vorschlagen, dann hinterfragen Sie doch einmal Ihre Prozesse. Wenn viele vergleichbare Firmen anders arbeiten als sie, hat das vielleicht einen Grund.

  • Wie lange ist es schon am Markt?

neue Lösungen sind oft noch nicht sehr ausgereift und haben noch Kinderkrankheiten. 5 Jahre und mehr Etablierung am Markt sind schon gut, wenn es um komplexe Themen wie eine Kundenverwaltung geht. Dann kann man nämlich auch davon ausgehen, dass Kundenfeedback eingearbeitet wurde und Firmen glücklich damit arbeiten.

  • Was war am Anfang des Produktes das Ziel der Entwicklung?

Ist der Kernbereich eines Tools zum Beispiel die Buchhaltung, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass die Programmierer einen erhöhten Maßstab an die Richtigkeit der Stammdatenpflege richten. Wenn keine UID-Nummer eingetragen ist, kann keine Rechnung gestellt werden. Das ist einem Vertriebler im ersten Moment eher egal. Und so sollte ein Vertriebstool wohl eher nicht von den Programmierern eines Rechnungslegungstool programmiert werden.

  • Gibt es Support?

Jeder B2B-Software benötigt anfangs eine Einarbeitungsphase. Auch wenn Sie zum ersten Mal in ihrem Leben ein Excel sehen, wissen Sie nicht, was sie damit anfangen sollen. Umso wichtiger ist, dass Sie Menschen fragen können, wenn Sie Unterstützung brauchen. Das kann jetzt der Softwareanbieter selbst sein (zum Beispiel direkt über das Pipedrive Help Center oder indirekt über Videos oder eine Knowledge Base ), Implementierungspartner so wie wir, aber genauso andere User über Facebook oder eine Community.