Was muss ich mit Pipedrive in Hinblick auf den Datenschutz (DSGVO) beachten? Stand Juli 2026
Einige unserer Pipedrive-Schützlingen haben sehr strenge Datenschutzbeauftragte. Und jetzt Achtung, Spoiler: Bisher hat jeder Pipedrive durchgewunken. Nicht immer ganz ohne Diskussion, aber den Datenschutz und die DSGVO ernst zu nehmen ist ja auch ihr Job.
Zunächst müssen wir einmal unterscheiden zwischen:
- Was brauchen Sie, um mit Pipedrive zu arbeiten?
- Was dürfen Sie mit den Daten im CRM machen?
Dazu empfehlen wir Ihnen diese Videos. Natürlich können wir damit keine individuelle Rechtsberatung damit ersetzen, aber Sie bekommen vielleicht ein Gefühl dafür, was Sie ihren Datenschutzbeauftragten wirklich fragen müssen.
Was muss ich mir aus DSGVO-Sicht beachten, bevor ich mit Pipedrive zu arbeiten beginne?
Welche Daten darf ich in Pipedrive abspeichern und was darf ich damit machen?
Hier finden Sie alle Dokumente, die Pipedrive zum Thema Datenschutz und DSGVO anbietet.
Wichtig für die DSGVO: Vertragspartner Pipedrive OÜ innerhalb der EU
Ganz grundsätzlich: Vertragspartner für alle EU-Kunden die Estländische Pipedrive OÜ. Und jetzt sicherheitshalber: Ja, Estland gehört auch zur EU und muss sich somit auch an die gemeinschaftlichen Datenschutzbestimmungen halten. Unter diesem Link finden Sie einen Beitrag von Pipedrive grundsätzlich zum Thema.
Und da ist ein Whitepaper mit einer Menge Informationen:
Pipedrive AVV: Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung
Tipp: Speichern Sie sich die Seite als PDF ab und legen Sie sie auf Ihrem Datenschutzordner ab.
Außerdem noch wichtig für den Datenschutz
Nutzungsbedingungen und Drittanbieterverzeichnis
Pipedrive selbst verweist in Hinblick auf die DSGVO immer wieder auf seine Nutzungsbedingungen. Dort finden Sie auch die TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen) und das Drittanbieterverzeichnis:
https://www.pipedrive.com/en/terms-of-service (Stand: 10. September 2025)
https://www.pipedrive.com/en/subprocessors (Stand: 25. Juni 2026)
„Ergänzende Nutzungsbedingungen“ gibt es für spezielle Funktionen oder AddOns:
https://www.pipedrive.com/en/terms-of-service-supplemental-terms (Stand: 17. Januar 2025)
Diese Zusatzfunktionen haben zusätzliche Nutzungsbedingungen:
- Campaigns (Newsletter)
- Leadbooster (Chatbot, Livechat, Prospektor, Webformulare)
- Webbesucher
- Smart Docs (Dokumentenerstellung)
- Projects
- KI-Funktionen
Erfahren Sie mehr über Richtlinien und Pflichten für Pipedrive-Nutzer durch KI-Verwendung gemäß EU AI Act:
Sie nutzen Pipedrive mit KI-Funktionen?
Die Berater von PD Experts unterstützen Sie dabei, Ihr Team gesetzeskonform und praxisnah zu schulen. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur direkten Buchung der Schulung finden Sie hier:
Datenschutzrichtlinien
Ebenfalls wichtig sind die Datenschutzrichtlinien:
https://www.pipedrive.com/en/privacy (Stand: 5. Januar 2026)
DORA
Arbeiten Sie bei einem Finanzunternehmen? Dann ist DORA (Digital Operational Resilience Act (Regulation (EU) 2022/2554)) für Sie relevant:
https://www.pipedrive.com/en/legal/dora
DORA ist ein EU-Gesetz, das sicherstellt, dass Finanzunternehmen besser gegen digitale Risiken geschützt sind und ihre IT-Dienstleister strenger überwachen. Für Pipedrive ist das wichtig, da einige Kunden Finanzunternehmen sind und sicherstellen müssen, dass ihre genutzten Softwareanbieter DORA-konforme Sicherheitsstandards erfüllen. Pipedrive hat spezielle Regelungen eingeführt, um den Anforderungen gerecht zu werden, wie die Gewährleistung von IT-Sicherheit, Benachrichtigung bei Störungen und Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.
Einbindung von Pipedrive in die Datenschutzerklärung
Beispieltext für die Datenschutzerklärung
Wenn Sie Daten von der Website über die Webformulare direkt in Pipedrive spielen oder die Web Prospector-Funktion verwenden, sollten Sie ihre Websitebesucher in der Datenschutzerklärung darüber informieren. Hier ist ein Textvorschlag, den Sie aber noch von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen lassen sollten. Sicherheitshalber: Wir können für die Richtigkeit und Vollständigkeit keine Haftung übernehmen.
Pipedrive
Wir nutzen Pipedrive als unser CRM-Tool zur Verarbeitung und Speicherung der Kontaktdaten.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Um Ihr Anliegen und Nachrichten schnellstmöglich bearbeiten und beantworten zu können, verwenden wir Kontaktformulare unseres Customer-Relationship-Management -Tool (“CRM-Tool”) Pipedrive. Die bei dem Ausfüllen des Formulars übermittelten Daten werden an Pipedrive gesendet und dort auf Servern von Pipedrive gespeichert.
Wir setzen das CRM-System Pipedrive des Anbieters Pipedrive OÜ auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (effiziente und schnelle Bearbeitung von Nutzeranfragen, Bestandskundenmanagement, Neukundengeschäft) ein.
Pipedrive OÜ ist eine haftungsbeschränkte Firma nach estnischer Gesetzgebung (EU) mit der Anschrift Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland, registriert im Estonian Commercial Register unter dem Code 11958539. Die Datenschutzerklärung von Pipedrive können Sie hier abrufen: https://www.pipedrive.com/en/privacy.
Bis hier her sollten Sie sich die Daten irgendwo abspeichern. Alles was ab jetzt kommt, dient mehr oder weniger zur Information.
Hosting und Datensicherung bei AWS in Frankfurt
Gut zu wissen ist auch, dass Pipedrive seine Daten für Kunden mit einer deutschen IP-Adresse bei AWS (Amazon Web Service) in Deutschland hostet (Frankfurt). Daneben gibt es für EU-Länder noch Server in Stockholm und in Dublin. Für EMEA-Länder, die NICHT in der EU sind, werden die Daten in London gehostet. Und der Vollständigkeit halber: Für US-Firmen gibt es eine Server in US East und einen in US West.
Und auch die Sicherung der Daten passiert dort täglich.
Mehr zum Thema Datensicherheit finden sie hier, wie zum Beispiel auch wie Pipedrive mit Backups umgeht:
https://support.pipedrive.com/hc/de/articles/206760639-Wie-sicher-sind-meine-Daten-in-Pipedrive-
Und wenn Sie es ganz genau wissen wollen: Fragen Sie uns gerne! Wenn Ihr Account uns zugeordnet ist, bekommen wir diese Information für Sie.
Pipedrives Sicherheitszertifizierungen
Pipedrive ist ISO zertifiziert, und zwar nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001 für Informationstechnik, genau genommen für IT-Sicherheitsverfahren – Informationssicherheits-Managementsysteme – Anforderungen.
Außerdem ist Pipedrive nach SOC2 und SOC3 zertifiziert. Damit wird bestätigt, dass die Sicherheit der Prozesse, Server und Daten vollständig mit allen Richtlinien und Vorschriften konform ist, die vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) festgesetzt wurden.
Die richtigen Einstellungen IN Pipedrive
Sie sollten noch an Ihrer Einstellung arbeiten. Also genau genommen an den Einstellungen ihrer Mails. Pipedrive bietet noch die Möglichkeit, das Verhalten ihrer Email-Empfänger zu tracken. In 2 Ausformungen:
- Öffnen der Emails
- Klick auf Links
Beides ist im Vertrieb natürlich super praktisch. Ob es datenschutzkonform ist, ist aber eine ganz andere Frage. Ihre Mailempfänger müssen nämlich theoretisch wissen können, welche Informationen Sie über sie abspeichern. Am besten Sie fragen Ihren Datenschutzbeauftragten, wie Sie das binbekommen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, deaktivieren Sie diese Optionen:
Das Pipedrive Trust Center
Sie können vom Datenschutz gar nicht genug bekommen? Dann empfehlen wir ihnen das Pipedrive Trust Center. Neben dieser Seite die zentrale Anlaufstelle für Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Fragen der CRM-Plattform.
Fragen zum Datenschutz oder der DSGVO zu Pipedrive?
Sollte Ihnen dies Informationen nicht ausreichen, können Sie sich gerne an den Data Protection Officer von Pipedrive Juan Martin Sanchez und sein Team wenden. Sie erreichen Sie unter dpo@pipedrive.com.
Eigene ADV’s unterschreiben die Kollegen aber normaler Weise nicht. Das würde laut ihren Aussagen ihre Kapazitäten sprengen. Verstehe ich auch. Fragen Sie einmal bei Microsoft, ob die das für Ihr Online-Excel machen würden 😉
Die letzten Änderungen
13.7.2026
Zight, Inc. als neuer Unterauftragsverarbeiter
Zight wird verwendet, um das Teilen von Screenshots, Bildschirmaufzeichnungen, Videos, Audiodateien und Anhängen im Rahmen der Kundenkommunikation für Fehlerbehebung und Support zu ermöglichen. Kategorie: Customer Support – wird also nur relevant, wenn diese Funktion im Kontakt mit dem Pipedrive-Support tatsächlich genutzt wird (vergleichbar mit den bereits gelisteten Loom und Fullview ApS). Also: Keine Kundendaten verschicken!
2.7.2026
Pipedrive aktualisiert Datenschutzerklärung, DPA und Nutzungsbedingungen
Am 2. Juli 2026 hat Pipedrive seine Datenschutzerklärung, die Zusatzvereinbarung zur Datenverarbeitung (DPA) sowie die Nutzungsbedingungen aktualisiert. Ziel der Änderungen ist laut Pipedrive vor allem mehr Transparenz, Klarheit und Konsistenz bei den Themen Datenschutz und Datenverarbeitung.
Nachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen:
Datenschutzerklärung
Die aktualisierte Datenschutzerklärung von Pipedrive enthält unter anderem folgende Anpassungen:
- Nutzung von Gmail-Daten:
Pipedrive ergänzt, dass über die E-Mail-Synchronisierung abgerufene Gmail-Daten künftig auch zur Verbesserung produktivitätsbezogener Funktionen verwendet werden können. Dazu zählen insbesondere KI-gestützte Funktionen wie E-Mail-Zusammenfassungen, Meeting-Vorbereitungen oder kontextbezogene Empfehlungen – sofern diese Funktionen innerhalb von Pipedrive aktiviert oder genutzt werden. - Klarstellung zur Datenverarbeitung:
Zusätzlich wurde genauer beschrieben, unter welchen Umständen Pipedrive im Rahmen der Bereitstellung und Wartung der Dienste auf Kundendaten zugreifen kann.
Zusatzvereinbarung zur Datenverarbeitung (DPA)
Auch die DPA wurde überarbeitet:
- Erweiterter rechtlicher Rahmen:
Pipedrive hat die genannten Datenschutzgesetze und Schutzmaßnahmen für internationale Datenübertragungen erweitert, um zusätzliche Rechtsräume abzudecken. - Genauer definierte Verarbeitungszwecke:
Die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten wurden detaillierter beschrieben. - Klarstellung bei Einwilligungen:
Pipedrive weist nun ausdrücklich darauf hin, dass Kunden selbst dafür verantwortlich sind, notwendige Einwilligungen und Berechtigungen einzuholen – insbesondere im Zusammenhang mit Meeting-Aufzeichnungen und KI-gestützten Funktionen. - Überarbeitete Definitionen:
Einige Begriffe innerhalb der DPA wurden sprachlich angepasst und präzisiert.
Nutzungsbedingungen
Bei den Nutzungsbedingungen handelt es sich laut Pipedrive hauptsächlich um sprachliche Anpassungen zur besseren Verständlichkeit und Konsistenz. Rechte und Pflichten der Nutzer sollen dadurch nicht verändert werden.
29.6.2026
- The sub-processor list has been reorganized into clearer categories: Hosting and Infrastructure, Feature-specific, AI, and Customer Support.
- Formatting and clarification updates to improve readability.
- Addition of new sub-processors:
- Amazon Web Services, Inc.: artificial intelligence features and functionality.
- Anthropic, PBC: artificial intelligence features and functionality.
- Hyperdoc Inc. (d/b/a Recall.ai): AI meeting intelligence features and functionality.
From February 27, 2026, Growster SAS (Surfe) is a new service provider for our data enrichment feature and replaces Rightbound Inc., as of March 9. The data enriched by Rightbound via the data enrichment feature will stay on your account.
From Januay 5, 2026: Pipedrive has updated its Privacy Notice to improve transparency and clarity. The key updates include a new section explaining how Pipedrive uses artificial intelligence and machine learning, clearer information about privacy rights and opt-out options, and a more detailed description of data received from third-party sources such as commercial data enrichment services. The language throughout the Privacy Notice has also been aligned with the Terms of Service for greater consistency and clarity. Continued use of the Pipedrive Services after the update indicates acceptance of the revised Privacy Notice.
From Devember 17, 2025, Pipedrive will add Atlassian PTY Ltd. (LOOM) as a new sub-processor.
From April 14, 2025, Pipedrive will add two new sub-processors: Forge Technology, Inc. (Paragon) and RightBound Inc.
- Forge Technology, Inc. (Paragon): Embedded iPaaS (integration platform as a service) used to build integrations for certain Marketplace apps marked, accordingly.
- RightBound, Inc.: Service provider for the data enrichment feature.
From March 17, 2025, Pipedrive will add Fullview ApS as a sub-processor. This tool will be used by customer support for screen sharing and co-browsing to help resolve customer issues.
9.9.2024: LeadBooster feature supplemental terms
We’ve updated the LeadBooster feature supplemental terms which govern the use of the LeadBooster feature for all of our users. We’ve clarified the roles of Clients and Cognism and reflected these change in the Terms. You can review the updated LeadBooster feature supplemental terms here.
Changes in sub–processors
As part of our continuing commitment to data protection compliance, we’ve updated our sub–processors list:
- Twilio, Inc. Twilio has been removed as it was the third-party service provider for the Caller feature, which has now been sunsetted.
- Cognism. Cognism has been removed because it defines itself as a data controller, meaning that Pipedrive facilitates data exchange between two data controllers: Cognism and the Client. This has also been reflected in the LeadBooster supplemental terms mentioned above.
- Rackspace GmbH. Rackspace’s new role is such that Pipedrive no longer uses it for hosting and CDN services; they now provide support services for AWS.
- OpenAI. We specify that our contract is with OpenAI Ireland Limited, rather than Open AI LLC
We’ve also standardized the terminology used to align with our other legal documents.
PD Experts Pipedrive
